Page d'accueil
encyclopedie-enligne.com en page d'accueil| Page d'accueil |
encyclopedie-enligne.com en page d'accueil |
|||||
| Liste Articles: [0-A] [A-C] [C-F] [F-J] [J-M] [M-P] [P-S] [S-Z] | Liste Catégories | Une page au hasard | Pages liées | ||||||
Les archives désignent des séries de documents, produits par une entreprise ou un organisme public dans le cadre
de son activité, qui ne sont plus utiles à son activité courante.
| Sommaire |
Les documents d'archives peuvent être de toute nature : papiers ; documents informatiques ; produits audiovisuels.
Le mot archive est plus rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. Les archives tirent en effet une partie de leur valeur de leur nature de série ou d'ensemble développé dans le temps et aussi de leur complémentarité : les pièces appartiennent à des dossiers et perdent leur valeur si elles se retrouvent isolées ou privées de leur contexte. De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées de tables, index et autres instruments en permettant un usage efficace. La discipline traitant de toutes ces questions est l'archivistique qui appartient aux sciences de l'information.
Les archives d'un organisme varient en fonction de sa nature (artisanat, profession libérale, entreprise commerciale, industrie, administration publique), même si elles contiennent des éléments identiques comme l'administration générale, la comptabilité, la gestion du personnel, etc.
Souvent assurée par les documentalistes, la gestion des archives est confiée à des archivistes dans les grandes sociétés. Il peut aussi être fait appel à des sociétés spécialisées.
Les entreprises sont libres dans leur gestion des archives, en dehors de règlementations imposant la conservation de certains documents pour des durées variables.
Les archives sont bien entendus le support de la mémoire de l'organisme producteur comme elles sont une des sources majeures de l'historiographie et de toute recherche ayant une dimension historique.
Les archives publiques désignent les archives produites par l'État et ses administrations. Les archives publiques désignent aussi plus particulièrement les fonds d'archives généralement publiques gérés par le service public et conservés dans des dépôts spécifiques (en France : Archives nationales, Archives départementales, Archives municipales et Archives hospitalières pour les principales).
Les archives privées sont toutes les autres archives ; on peut y rattacher ainsi les papiers et documents personnels.
La distinction privée/publique présente quelques complications. D'abord, au sein des organismes, par exemple en France, une partie des archives d'un notaire sont comme officier ministériel considérées comme publiques (les actes authentiques essentiellement), alors que les dossiers de clients gardent un statut privé comme constituant de son étude. Par ailleurs, si par leur ancienneté des archives n'ont plus d'intérêt pour un organisme privé, celui-ci peut en proposer la conservation et gestion à un service public, toutes les garanties étant prises pour que les possibilités de communication publique ne puissent nuire à l'entreprise ou à quiconque.
Le développement de la gestion informatique des données et échanges au sein des entreprises bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient.
Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.
Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas pousser les murs. Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.
Site de l'Association des archivistes français
